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総務課プリンター選びのコツ

2018.2.20

用途に合わせてプリンターを選ぼう

オフィスに導入するプリンターは、単に馴染みのメーカーのものであれば良い、というわけではありません。用途によって相応しい種類のプリンターを選ぶ必要があります。

例えば、商社の営業部に導入するプリンターなら、毎日大量に提案書をプリントアウトするでしょうから、高速印刷できるプリンターであることが大前提となります。社員がプリンター待ちのために度々時間を取られたり、頻繁に他部署にプリンターを借りに出向かなくてはならないような状態は、生産性を著しく下げることになるでしょう。

デザイン関係の部署で使うプリンターなら、pantone準拠など、色再現率の高いプリンターが必要になるかもしれません。プリンターにもいろいろあります。どの部署がどういった用途に使うプリンターなのかを踏まえた上で、適切な種類のプリンターを選びましょう。

インクジェットプリンターとレーザープリンターの違い

印刷の特徴

インクジェットプリンターとレーザープリンターを比較したとき、色の再現性という点では、インクジェットプリンターに軍配が上がります。もし、最も重視する点が印刷の仕上がりの美しさなら、選ぶべきはインクジェットプリンターでしょう。用紙も、普通紙ではなく光沢紙などを使うと、さらに美しく仕上げることができます。ただし、光沢紙を使えば当然のことながら、コストは上がります。

印刷スピードと印刷物の耐久性

印刷スピードが速いのは、レーザープリンターです。また印刷物の耐久性も、インクジェットプリンターよりレーザープリンターが優れています。印刷したものを長期保存する前提なら、レーザープリンターがお勧めです。

コスト

本体価格やトナーが安いのはインクジェットプリンターです。レーザープリンターは本体価格・トナーともに、インクジェットプリンターに比べると割高です。しかし、インクジェットプリンターで大量印刷をすると、頻繁にトナー交換をしなくてはならないので、結果としてランニングコストはレーザープリンターよりも高くなってしまいます。したがって、ランニングコストという観点からは、印刷する量が少ないならインクジェットプリンター、大量印刷をするならレーザープリンターがお勧めとなります。

設置スペース

相対的にみると、レーザープリンターのほうが、インクジェットプリンターより大型です。設置スペースに限りがある場合、プリンターのサイズはしっかり確認しておいた方が良いでしょう。

複合機という選択肢も

プリンターは文字通り、パソコンで作成したデータをプリントする機器です。それに対して複合機は、プリンターにスキャナー、fax、コピーといった複数の機能が付いた機器です。デジタルデータを紙に印刷するのはもちろんのこと、紙をデジタルデータに変換する機会も多い昨今。社員が外部のセミナーや研修などから持ち帰ったレジュメなどをデータ化し、必要なメンバーと共有するといった機会も多いでしょう。そんな時も、スキャナ機能やコピー機能が付いたプリンターは便利です。

※これらの特徴はあくまで一般論であり、プリンターの性能はメーカーによってかなり異なる部分があります。プリンター選定の最終段階では、プリンターの種類レベルではなく、個別の機種レベルで細かい性能チェックしましょう。

同一メーカーのプリンターで統一した場合の、メリット・デメリット

プリンターをひとつのメーカーで統一した場合、スケールメリットで料金を安く抑えることができるという利点があります。また、メンテナンスも、たくさんのメーカーのやり方を全て覚えるより、ひとつのメーカーの方法を覚えるだけで済むほうが、簡単で効率的です。ここは用途との兼ね合いになりますが、ランニングコストや定期的なメンテナンスにかかる手間も、プリンター選びには重要な要素のひとつであることは覚えておきましょう。一方プリンターをひとつの業者で一括して契約することで、他社のサービスとの比較ができない、というデメリットが発生してしまいます。一括契約の場合は特に、定期的な見直しを忘れないようにしましょう。可能であれば、プリンターに関する業務の担当者を決めてしまうのも一つのやり方です。

プリンター選びの落とし穴

そのプリンター、ネットワーク接続は可能ですか?

プリンターをネットワークに接続して使用する場合、プリンターにネットワークアダプターが標準装備されているかどうかは、大きなポイントです。購入してから、そのプリンターがネットワーク接続が不可能だとわかったり、ネットワークアダプターが別売りだったと気づいてガックリする、ということも稀にあることのようです。ご注意を。

信頼性の低いクチコミ情報に惑わされない

インターネット上には様々な商品のレビューが掲載されており、そうした情報は、私達が商品を購入する際、一定の参考になっています。ただ、クチコミには、新しいものもあれば古いものもあり、必ずしも確かなものであるとは限りません。インターネット上のクチコミ情報を利用する際は、その情報の発信元の信用性、情報が発信された時期などをしっかりと見極めた上で参考にしましょう。